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Gestion du poste client : des conseils pour être payé plus rapidement

Les créances impayées ou les retards de paiement peuvent constituer des questions majeures. Cela représente un frein important quant au développement et à la croissance des PME.

Pour les entreprises qui font les frais d’une mauvaise gestion du poste client, les conséquences en matière de compétitivité et de croissance peuvent être lourdes (manque de fonds de roulement, perte significative, incapacité à produire suffisamment en raison du manque de liquidités, etc.).

Pour éviter toute déconvenue, les entreprises ont pour obligation de faire évoluer leur gestion du poste client. Pour de nombreuses entreprises, anticiper de manière convenable toutes les questions de recouvrement passe aujourd’hui par son automatisation. Voici quelques conseils pour être payé plus rapidement et de manière bien plus efficace.

Automatiser l’expédition de factures

Pour toutes les entreprises, gérer manuellement la facturation et le poste client, cela équivaut à :

  • des coûts élevés pour chaque facture émise ;
  • un temps de traitement relativement long ;
  • des risques d’erreurs toujours présents.

D’un autre côté, l’archivage de toutes ces factures papier est une tâche fastidieuse. En fonctionnant de la sorte, il est complexe d’en garder un contrôle et un suivi rigoureux. Par ailleurs, au-delà des difficultés engendrées au niveau de l’entreprise, tous ces points peuvent également impacter la relation avec le client. En revanche, automatiser l’expédition de ses factures, que ce soit par courrier ou par e-mail, permet de gagner en rapidité .

Par conséquent, les paiements se font également plus vite, avec la suppression de toutes les difficultés précitées. Une gestion automatique des factures entraîne ainsi la réduction des coûts relatifs, un meilleur suivi des relances et des envois et une amélioration de la relation client. La majorité des entreprises qui optent pour des factures électroniques observent une nette amélioration des délais de paiement.

Faciliter la tâche au client

Dans une entreprise compétitive, l’essentiel doit être fait pour que le paiement soit facilité du côté du client. Certaines entreprises passent ainsi par un portail en ligne qui offre différentes possibilités à leurs interlocuteurs. Cela permet de limiter les litiges et de garantir aux clients une expérience plus agréable. Un portail en ligne leur permettra de contester une facture facilement, de réaliser eux-mêmes une demande d’avoir, ou encore de se renseigner en contactant aisément le personnel de l’entreprise.

La digitalisation des factures entraîne donc une amélioration conséquente, et ce, à de multiples niveaux. La traçabilité des factures, leur sécurisation et la rapidité de leur traitement sont des points qui bénéficient alors à l’entreprise et constituent des éléments positifs pour le client. Opter pour un logiciel CRM performant peut être une excellente manière d’aller au-delà des avantages de cette digitalisation.

De fait, une solution logicielle CRM bien choisie intègre généralement les fonctionnalités appropriées pour faciliter la gestion des factures, la création des devis et la réception des paiements. Pour de nombreuses entreprises, un logiciel tel que Teamleader constitue alors une solution tout-en-un parfaite pour organiser leurs projets, en gérer les détails et améliorer globalement l’expérience de leurs clients.

Ce type de solutions logicielles centralise toutes les données relatives aux clients et permet ainsi aux entreprises qui en bénéficient de gagner un temps précieux en matière de gestion.

Simplifier le processus de recouvrement

Le recouvrement devant être préparé de manière convenable pour éviter toute surprise, l’automatisation de la facturation permet d’anticiper les relances. Ainsi, envoyer un état de compte à un client plusieurs jours avant l’échéance sera une manière de lui rappeler les factures à payer.

Cependant, il est conseillé d’adapter chaque stratégie de relance en fonction de la cible et des objectifs fixés, pareil pour les messages qui seront envoyés. Utiliser un outil CRM dans son processus de recouvrement permet en l’occurrence de conserver en un seul endroit tous les litiges ethistoriques des échanges avec un client. In fine, cela permet de faciliter la collaboration interne de l’entreprise, mais aussi celle avec le client.

Gérer les encaissements

Pour un cycle de recouvrement totalement optimisé et pour une meilleure relation avec le client, il est également important d’automatiser la gestion des encaissements. Il peut parfois arriver que l’entreprise relance, par erreur, un client ayant déjà payé ses factures.

Ce type de déconvenue peut facilement impacter la relation avec le client et présenter une mauvaise image de l’entreprise. Pour ne pas avoir à faire face à une situation délicate comme celle-là, il est conseillé d’automatiser la tenue des encaissements et paiements reçus. Différentes solutions permettent de conserver une trace claire des échanges avec le client, pour une meilleure organisation au sein de l’entreprise.

Tenir compte du risque client

Dans le cadre de sa relation avec le client, l’entreprise doit prendre chaque paramètre en compte. Une parfaite maîtrise du risque client est indispensable pour minimiser les retards et éviter les impayés. Pour atteindre son objectif, l’entreprise est responsable d’identifier clairement les différents interlocuteurs qui sont facturables.

Ainsi, elle devra vérifier, autant que possible, la solvabilité des clients et prospects avec lesquels elle entre en interaction. Une fois qu’un client est livré et que la facture est établie, il est alors essentiel de surveiller chaque facteur pouvant indiquer une possibilité de non-paiement. En pratique, pour les entités déjà clientes, par exemple, il est possible de se baser sur différents types de scoring et d’analyser le comportement de leurs clients grâce aux différentes données qui leur sont relatives et peuvent être répertoriées dans un logiciel CRM.

Aujourd’hui, toutes les solutions digitales mises à la disposition des entreprises peuvent les aider à avoir une vision plus claire de chaque entité avec laquelle elles interagissent. Être payé plus rapidement ne se résumé donc pas à optimiser la politique de recouvrement de l’entreprise. Il faut plutôt penser à optimiser le poste client dans son ensemble, depuis les relances et l’expédition des factures, jusqu’à l’étape du paiement ou du recouvrement.

François Spinelli
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