Les multiples avantages de la conservation des documents papiers pour les entreprises

Christophe lesaint

conservation des documents papiers
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Dans l’ère du numérique, la conservation des documents physiques peut sembler désuète. Pourtant, même à l’heure où tout est dématérialisé, il demeure essentiel pour les entreprises de conserver certains documents sous forme papier.

Voyons ensemble quels sont les bénéfices de cette pratique, mais également les inconvénients et quelques conseils pour une bonne gestion.

Ce que vous devez retenir :

  • La conservation de documents physiques offre sécurité, preuve juridique, et facilité de traitement.
  • Organiser par lieu de stockage, classification, indexation et associer à un archivage numérique.
  • Les défis incluent le coût, l’espace requis, et le risque de dégradation.
  • Adopter une politique d’archivage claire, sensibiliser les collaborateurs, et envisager l’externalisation pour optimiser la gestion.

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Pourquoi conserver des documents physiques ?

L’archivage physique reste un choix judicieux pour plusieurs raisons :

  • Sécurité : Les documents papiers restent une source d’information fiable et difficilement altérable.
  • Preuve juridique : Certains documents ont davantage de valeur légale sous forme papier, comme les contrats signés et les factures papier originales ou certifiées conformes à l’original.
  • Traitement plus facile : Il est parfois plus simple de travailler sur des documents papiers, notamment en cas de besoin de signatures manuscrites ou d’utiliser des annotations directement sur support.

Il est donc important de ne pas négliger l’archivage physique afin de répondre à ces différents besoins.

Comment organiser la conservation des documents ?

Choix du lieu de stockage adéquat

Pour bien gérer les archives physiques, vous devez dans un premier temps choisir le lieu de stockage approprié. Il est préférable de privilégier un endroit sec et à l’abri de la lumière du soleil, afin de préserver au mieux l’état des documents. Idéalement, choisissez une pièce spécifique pour entreposer vos archives.

Classification et indexation

Une fois que vous avez sélectionné le lieu de stockage, il est essentiel de classer vos documents selon leurs types (factures, contrats, relevés, etc.) et leur importance. Il est également conseillé d’archiver vos documents par ordre chronologique, afin de faciliter leur recherche en cas de besoin. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des cotes d’archives et attribuer des références précises à chaque document.

Gestion électronique des documents

Dans la mesure du possible, associez systématiquement votre archivage physique à un archivage numérique. Ainsi, vous pourrez plus facilement retrouver vos documents grâce à un logiciel de gestion électronique des documents (GED). Le système GED permettra également de partager ou consulter les documents archivés sans avoir à manipuler directement les originaux.

Quelles sont les limites de la conservation des documents physiques ?

Malgré ses nombreux avantages, la préservation de documents sous forme papier comporte aussi quelques inconvénients :

  • Le coût : L’achat de fournitures et le stockage des documents physiques engendrent souvent des frais conséquents pour une entreprise.
  • La place nécessaire : Les documents papiers prennent énormément de place, surtout lorsque l’on souhaite stocker un grand nombre d’archives.
  • Le risque de dégradation : Les documents physiques sont exposés aux risques de dégradations naturelles (vieillissement, poussière, humidité…) ou accidentelles (incendie, inondation…).

Quelques conseils pratiques pour optimiser la conservation des documents papiers

Afin de tirer pleinement parti de vos archives papier tout en gérant au mieux les défis qu’elles représentent, voici quelques conseils :

  1. Définissez une politique d’archivage claire et adaptée à votre activité.
  2. Sensibilisez vos collaborateurs à l’importance du maintien en bon état et du traitement efficace des documents physiques.
  3. Faites régulièrement le tri dans vos documents et jetez ceux qui ne sont plus d’aucune utilité. Veillez cependant à respecter les durées légales d’archivage avant de détruire quoi que ce soit.
  4. Optez pour un système d’archivage sécurisé et d’accès contrôlé qui préserve non seulement les documents, mais surtout les informations confidentielles qu’ils contiennent.
  5. Envisagez éventuellement l’externalisation de vos archives auprès d’un prestataire spécialisé qui saura assurer leur sécurité et leur accessibilité avec des solutions sur mesure.

En conclusion, bien que la préservation de documents physiques puisse présenter certains inconvénients au sein d’une entreprise, elle reste indispensable pour garantir leur intégrité et leur valeur légale. Il est donc primordial d’adopter une gestion rigoureuse et adaptée à vos besoins pour optimiser leurs avantages tout en minimisant les contraintes qui peuvent en découler

Christophe lesaint
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