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Quel que soit le type d’événement, l’organisation est la pièce maitresse du jeu. La réussite ou le flop de votre événement dépend, certes, de l’organisation, mais pas seulement ! Divers facteurs peuvent entrer en compte comme le choix du lieu ou le choix du traiteur (si c’est une réception ou un événement d’affaires).
La question qui se pose est : comment organiser un événement réussi ? Quels sont les points importants à mettre en avant lors de l’organisation ? Voici nos 10 astuces pour rendre votre événement 100 % réussi.
Aspects traités
- Ne pas attendre la dernière minute
- Faire appel à un excellent organisateur d’événement
- Définir concrètement ses objectifs
- Établir la liste des invités et définir votre groupe cible
- Déterminez votre budget
- Choisir la meilleure date pour votre événement
- Choisir le lieu de votre événement
- Un événement réussi passe par un traiteur de choix
- Anticipez les défis
- Préparez des cadeaux personnalisés aux participants de votre événement
Ne pas attendre la dernière minute
Avez-vous un événement à organiser ? Vous désirez qu’il soit réussi ? Anticipez tout à l’avance. Si votre événement est de grande envergure, il est préférable de vous y prendre au minimum quatre à six mois avant le jour J. Si toutefois votre événement est de moindre envergure, un ou deux mois suffiront largement.
S’il est souhaitable d’organiser ce dernier en avance, c’est dans le but d’avoir sous la main plusieurs options comme :
- le lieu de votre événement (ville et lieu insolite) ;
- un nombre de participants plus élevé ;
- le choix des conférenciers ;
- les options de sponsoring ou de marketing ;
- un choix varié de traiteurs.
En vous y prenant plusieurs mois avant la date de votre événement, vous aurez plus de choix, ce qui ne sera pas le cas si vous organisez tout à la dernière minute. Vous risquez de ne pas avoir le meilleur traiteur, le château dont vous rêviez, à votre disposition, ou des sponsors absents ou déjà pris.
Faire appel à un excellent organisateur d’événement
Si vous ne vous sentez pas capable de gérer un événement ou que c’est votre toute première fois, il est tout à fait possible de faire appel à une équipe qui se chargera de tout. Les organisateurs d’événements sont nombreux et ont l’habitude de gérer et de réussir l’organisation des événements de grande et de moyenne envergure. Des organisateurs d’événement tels que challengerevent.com sont des pionniers dans le domaine et feront tout pour rendre votre fête, votre réception, conférence ou team building inoubliable.
Définir concrètement ses objectifs
Connaitre les objectifs de votre événement vous aidera à y voir plus clair pour l’organisation. Avez-vous décidé de proposer cet événement pour lancer un nouveau produit ? Organiser une réception pour la venue d’un nouveau dirigeant au sein de la société ? La réponse à votre question déterminera vos objectifs, comme le lieu le plus adéquat, la date favorable, un thème approprié et le type d’organisation, nécessaire pour votre événement.
Dans tous les cas, gardez vos ambitions du début.
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Établir la liste des invités et définir votre groupe cible
Le groupe ou public cible est dépendant de la définition de vos objectifs. Ainsi, vous pourrez définir ces derniers en fonction du public cible ou vice-versa. Vous devez amener votre public à assister à votre événement. En d’autres termes, la réussite de ce dernier peut dépendre du nombre de personnes. Imaginez que vous invitiez 1000 personnes et seules 200 seront présentes ? Vous devez motiver le public visé à venir participer à votre réunion. Ce groupe peut être interne (les collaborateurs, leurs partenaires, leurs enfants, et les personnes ayant travaillé avec votre entreprise) ou externe (clients, presse, fournisseurs…).
Déterminez votre budget
Seul votre budget définit la taille de votre événement. Vous pourrez noter dans un modèle de budget d’événement gratuit toutes vos dépenses prévues et imprévues dans le budget d’événement comme :
- la restauration ;
- l’audiovisuel ;
- la presse ;
- les conférenciers, artistes ou autres participants de renom ;
- les prestataires ;
- le service ;
- les hôtesses d’accueil ;
- le volume nécessaire ;
- les coûts estimés ;
- la location des lieux ;
- les cadeaux de bienvenue ;
- les couts réels…
Si vous organisez vous-même l’événement, pensez à faire des devis, une fois le nombre de participants et d’invités et vos objectifs établis. Les devis vous seront d’une grande aide lors de la planification de votre budget. Si cela vous revient trop cher, vous aurez le temps de modifier certaines prestations.
Choisir la meilleure date pour votre événement
Si vous avez en tête de faire venir le maximum de participants, certaines dates et timings doivent être évitées. Généralement, ce sont :
- les vacances d’été et scolaires ;
- les dates d’autres événements ;
- les congrès politiques
- les fêtes de fin d’année ;
- le premier jour de semaine ;
- les jours fériés ;
- après les heures de travail ;
- l’hiver ;
- les heures de pointe ;
- les jours où un événement de grande envergure a lieu dans votre ville ou dans les environs (match de foot, concert, foire internationale…).
Pensez à ne pas faire concorder la date de votre événement avec celui de vos concurrents. En effet, vous visez le même public cible.
Choisir le lieu de votre événement
Selon le type d’événement, vous choisirez le lieu adéquat, qu’il soit atypique, insolite, classique, vous avez quartier libre. N’oubliez pas que le lieu représente l’image de votre entreprise ou de votre projet.
Si votre événement est informel, vous aurez un large choix de lieux. S’il est formel, préférez des lieux insolites, mais dans l’ambiance de votre événement.
Quelques idées ?
- Un château ou un manoir ;
- Un bateau-mouche ou une péniche privatisée ;
- Un hôtel Spa ;
- Une cave à vin traditionnelle relookée ;
- Une plage privée…
Généralement, les salles de conférences des hôtels sont prises d’assaut pour les événements d’entreprise. Mais, un endroit atypique est encore plus agréable.
Pensez à toutes les commodités. Le lieu de votre événement doit pouvoir contenir des sanitaires, une salle de bain, des chauffages ou des climatiseurs selon la saison, un aménagement pour les personnes à mobilité réduite…
Un événement réussi passe par un traiteur de choix
Vous avez décidé de proposer un buffet ou un repas lors de votre événement ? Sachez que la qualité des mets proposés joue aussi dans la réussite de l’organisation de votre événement.
Assurez-vous que le buffet soit suffisant pour le nombre de participants ou d’invités. Il est préférable d’en faire un peu trop que pas assez.
Partez à la quête du traiteur qui remplira les conditions qualité/prix bien à l’avance. Ces derniers sont très sollicités, et vous n’êtes pas le seul à organiser un événement.
Anticipez les défis
Que vous organisiez seul votre événement ou que vous faisiez appel à une agence événementielle ! Il est primordial de constituer une équipe sur qui vous pourrez compter le jour J !
Vos plus fidèles collaborateurs ou des membres de votre famille et amis sont les plus disposés à vous seconder. En effet, il arrive que tout ne tourne pas comme vous l’auriez voulu, un plan B doit toujours être mis en place.
Concernant l’agence événementielle, bien qu’elle soit à la hauteur de votre satisfaction, elle doit trouver des interlocuteurs avec qui discuter des dernières modifications ou demander un avis le jour de l’événement.
Préparez des cadeaux personnalisés aux participants de votre événement
De petits cadeaux de bienvenue tels que les goodies font toujours plaisir. Selon la taille de votre événement, vous pourrez choisir le type de goodies.
Les goodiesbags au nom de votre sponsor ne vous couteront presque rien et cela sert toujours.
Les goodiesbags ou goodies de type : clé USB, bons de réductions, gadgets, mugs, des chèques cinémas, des agendas ou des calepins avec stylos de luxe apporteront à chaque fois le sourire aux lèvres de vos invités et participants.
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